Smart working: i 5 Must del Lavoro da Casa
Articolo di Manuele Greguoldo – Consulente Commerciale di Sabicom
L’Emergenza Coronavirus ha spinto molte aziende a sperimentare subito lo smart working, anche laddove non era mai stato contemplato. Tempi e luoghi sono cambiati in una giornata.
Questo è un esperimento impegnativo e importante perché può cambiare il futuro del panorama lavorativo in Italia.
Un’esigenza ma anche una grande opportunità per poter capire che si può lavorare bene anche a distanza.
Che cosa occorre, oltre alla buona volontà?
Occorrono un pc, una buona connessione alla rete e una postazione dove si possa lavorare in tranquillità.
Uno smart working a volte improvvisato può diventare sempre più smart quando si trova l’assetto ottimale per la propria organizzazione.
I 5 MUST DEL LAVORO DA CASA ( +1)
Ecco i 5 principali fattori da tenere in considerazione per vivere un’esperienza completa ma soprattutto produttiva per l’intera organizzazione.
- Avere strumenti hardware adeguati, aziendali (e/o privati).
- Utilizzo di software e sistemi in cloud per l’archiviazione/condivisione dei documenti e per la gestione del business a 360°.
- Imparare ad adottare le “Unified Communications”, ovvero gli strumenti che raggruppano in un’unica interfaccia tutti i canali di comunicazione che abbiamo oggi a nostra disposizione: chat, video conferenze e chiamate.
- Usare il più possibile strumenti per la collaborazione e il lavoro in team a distanza.
- Fare formazione interna dando un metodo di lavoro, degli obiettivi e dire cosa si può fare e cosa no.
Oltre ai 5 must, cosa ci vuole in più?
Grinta, professionalità, determinazione.
1 -AVERE STRUMENTI HARDWARE ADEGUATI, AZIENDALI E/O PRIVATI.
Chi non ha un pc o un notebook, può tranquillamente utilizzare lo smartphone, all’interno del quale si possono inserire molte app utili per consentire il lavoro al di fuori dell’ufficio, ovviamente ha funzionalità limitate ma può essere molto utile.
Oltre ad esso, ci sono pochi strumenti fondamentali per lavorare da casa interconnessi all’ufficio:
- Desktop remoto:
il quale permette un controllo completo del pc in ufficio dal pc di casa, dando la possibilità di lavorare accedendo a tutto quello che sia ha sul pc di lavoro: file, documenti, programmi aziendali, collegamenti a macchine virtuali e con la possibilità di trasferire rapidamente file o cartelle di qualsiasi dimensione.
- VPN:
Una rete virtuale privata che, attraverso la rete internet, dà la possibilità di collegarsi da remoto (cioè dall’esterno) alla rete informatica della propria azienda.
In sostanza, tramite una connessione VPN ci si può “collegare” da un client come se si fosse fisicamente in azienda.
In questo modo si possono utilizzare le risorse di rete abituali: cartelle, sistemi informatici gestionali, posta elettronica aziendale e quasi tutti i programmi utilizzati quotidianamente in azienda.
2 – UTILIZZO DI SOFTWARE E SISTEMI IN CLOUD.
Il cloud, la “nuvola”, è entrato a far parte della vita di tutti noi sotto ogni punto di vista: dalle foto dei nostri smartphone alla maggior parte delle app utilizzate quotidianamente.
Il cloud rende accessibili i nostri file e programmi ovunque ci troviamo e da qualsiasi dispositivo ci connettiamo, ed è per questo motivo un “MUST” molto importante per il lavoro da casa.
Per esempio, molti nostri clienti che hanno i programmi in cloud non hanno riscontrato alcun problema nel dover lavorare da casa e di conseguenza senza richiedere il nostro supporto si sono abilitati autonomamente al telelavoro.
3 – LE COMUNICAZIONI UNIFICATE.
La comunicazione oggi è cambiata: è diventata più rapida, più smart, più social.
Sono molti gli strumenti di comunicazione che abbiamo a nostra disposizione: il telefono, il cordless, il cellulare, il PC con le chat e i social networks.
Le “Unified Communications” sono state create con l’obiettivo di unificare tutti questi strumenti in un’unica interfaccia, risparmiando tempo nelle operazioni di tutti i giorni, facilitando la comunicazione ed aumentando l’efficienza sul posto di lavoro.
Nei centralini di nuova generazione troviamo tutto quello che ci serve per incrementare la produttività, facilitare il business e ridurre i costi di gestione.
Ma se si sbaglia nella scelta di un’infrastruttura strategica come il centralino, ci sarà una perdita di tempo e denaro.
Nella migliore delle ipotesi i clienti saranno scontenti del servizio.
Nella peggiore perderemo le loro chiamate e i dipendenti saranno frustrati dall’uso di strumenti di comunicazione complessi e inefficaci.
Il centralino deve offrirci il meglio delle comunicazioni unificate, per permetterci di snellire i processi, ridurre le trasferte dei dipendenti, gestire facilmente le telefonate interne ed esterne ovunque ci troviamo.
Ciò significa ridurre i costi e incrementare le performance. È importante che sia progettato per essere sicuro senza bisogno di acquistare ulteriori applicazioni.
I principali vantaggi dati da un centralino in cloud:
– Possibilità di rispondere da casa e con qualsiasi dispositivo.
– Più efficienza: fino al 25% di tempo risparmiato nelle operazioni giornaliere (circa 2 ore per il dipendente). Grazie all’utilizzo delle videoconferenze e della messaggistica istantanea la collaborazione tra il team viene migliorata e resa più immediata.
– Secure by-design: 100% di sicurezza senza altre applicazioni.
Il Centralino deve essere nato sicuro senza bisogno di infrastrutture aggiuntive. Non deve aver bisogno di VPN: voce e dati SEMPRE protetti.
– Analisi e monitoraggio: registrazione e monitoraggio delle chiamate in modo da conoscere l’andamento del traffico telefonico, le chiamate perse e risposte, le fasce orarie più critiche e i tempi di risposta.
4 – USARE STRUMENTI PER LA COLLABORAZIONE E IL LAVORO IN TEAM A DISTANZA.
La parte migliore del lavoro è quella che viene svolta dai team, gruppi di persone con background e talenti di vario tipo in reparti, sedi e persino fusi orari diversi.
Tutti uniti per il raggiungimento di un obiettivo comune.
Come garantire che ogni membro si senta parte attiva del team? Come condividere facilmente le informazioni? E come lavorare in modo rapido, come se tutti fossero nello stesso ambiente?
Gli strumenti di collaborazione sono la risposta a queste domande, riuniscono tutti i colleghi in un’area di lavoro online condivisa in cui è possibile chattare, incontrare, condividere file e utilizzare le app aziendali.
Principali vantaggi:
– Connessione veloce.
– Comunicazione e aggiornamenti in tempo reale.
– Lavorare praticamente ovunque.
– Possibilità di includere persone esterne all’azienda.
5 – FARE FORMAZIONE INTERNA.
Fare formazione interna dando un metodo di lavoro, degli obiettivi e dire cosa si può fare e cosa no è fondamentale. La maggior parte di noi non è abituata a lavorare da casa e di conseguenza servono delle linee guida da seguire per rimanere in carreggiata.
Per quanto riguarda il metodo di lavoro possiamo dire che è molto importante:
– Creare una postazione adatta e professionale.
– Vestirsi come se si dovesse andare in ufficio, fa bene.
– Utilizzare le cuffiette, aiutano a concentrarsi e migliorano la qualità dell’audio.
– Definire gli orari di lavoro per non andare sotto stress.
– Moderare il tono della voce, parlare più lentamente del solito quando si hanno la call.
Premesso che per il lavoro da remoto valgono le stesse regole del lavoro in ufficio.
Vi illustro alcuni consigli per quello che bisogna/non bisogna fare a livello IT:
– Evitare di collegare i pc personali tramite VPN, per evitare di infettare la rete aziendale in caso di virus. Si possono usare altri strumenti in questo caso.
– Non lasciare incustodito il pc onde evitare che qualcuno, ad esempio i figli, possano metterci mano erroneamente.
– Osservare le basi per la sicurezza informatica che sono sempre valide:
- Antivirus e Backup
- Cambiare periodicamente le password
- Verificare di avere sempre i software aggiornati
- Effettuare sempre navigazioni su siti sicuri
Infine, come abbiamo detto in precedenza, bisogna dare degli obiettivi.
Nel lavoro da casa non è importante la quantità e il tempo dedicato al lavoro ma la qualità e i risultati ottenuti.
Sotto questo punto di vista, sia per le imprese che per gli studi, diventano molto importanti gli strumenti per la misurazione dei risultati.
Adottare degli strumenti adeguati ci permetterà di tracciare l’attività di ogni collaboratore e di valutare la produttività dell’intera organizzazione.
Per le aziende diventa fondamentale implementare:
– Software Gestionali
– Sistemi di business intelligence per le analisi e le statistiche
– Piattaforme HR per la gestione dei dipendenti
Per gli studi professionali:
– Sistemi per il controllo di gestione.
Un esempio può essere AGO Zucchetti, il quale permette di misurare l’operatività di ogni singolo collaboratore, tracciando tutta l’attività svolta dallo studio
– Piattaforme HR per la gestione dei dipendenti
Altri strumenti utili per completare il processo di digitalizzazione possono essere:
– Sistemi CRM per la gestione del pre/postvendita
– Sistemi di archiviazione digitale che permettano di rendere accessibili i documenti ovunque ci troviamo.
COME COGLIERE L’OPPORTUNITÀ?
L’innovazione tecnologica è fondamentale per lo sviluppo dell’attività aziendale e per la competitività nel proprio settore. Dobbiamo conoscerla al meglio per utilizzarla e andare avanti.
Dobbiamo sfruttarla per rimanere operativi e stare vicino ai nostri clienti anche in questo periodo di difficoltà.
La società deve adattarsi ai vari cambiamenti, cercando di guardare sempre il lato positivo e cogliere le nuove opportunità offerte. Non importa se abbiamo dovuto fare tutto di fretta, abilitandoci immediatamente al telelavoro. Siamo sempre in tempo a valutare quelli che sono gli strumenti migliori per questo tipo di attività e perché no, provare ad utilizzarli quando non sarà più un obbligo ma una scelta.
Consideriamo questa esperienza di smart working forzato come una chance per il mondo del lavoro. Viviamola con la maggior serenità possibile: ne usciremo più forti ma soprattutto con nuove competenze che potremo utilizzare quando tutto tornerà alla normalità.
Rendere l’emergenza un’opportunità dipende tutto da noi.
